Es ist ganz normal: Jeden Tag und jede Stunde priorisiert jeder von uns seine Aufgaben. Da wir gelernt haben, dass Multitasking letztlich keinen Gewinn bringt, bleibt uns nichts anderes übrig, als die Aufgaben nacheinander abzuarbeiten. Priorisieren gehört also zum täglichen Brot. Doch
gefragt, warum und nach welchen Kriterien wir die Prioritäten gesetzt haben, können wir das meistens nicht schlüssig begründen. Hier fließen persönliche Erfahrungen und Gewohnheiten ein, die uns nicht immer bewusst sind. Deshalb ist die Entscheidung für andere nicht nachvollziehbar. Da die Kollegen und Führungskräfte außerdem oft andere Prioritäten setzen, kommt es nicht zur sachlichen Diskussion, sondern es entstehen Unmut und Spannungen, die unnötigerweise das Klima vergiften.
Soweit muss es nicht kommen. Denn es gibt erprobte Priorisierungstechniken. Das ist besonders wichtig bei Priorisierungen im Team, denn die Rangfolge der Arbeiten muss für alle nachvollziehbar sein. Mit solchen Techniken könnt Ihr fundierte Entscheidungen hervorbringen und diese auch qualifiziert begründen. Schauen wir uns also mal eine grundlegende Methode an:
Schritt 1 – Die Grobauswahl ist schon die halbe Priorisierung.
Oft stehen wir vor einem Wust von Themen, die wir z. B. in einem Brainstorming entwickelt haben. Nun gilt es zunächst, die Spreu vom Weizen zu trennen, sprich Wichtiges von weniger Wichtigem zu trennen. Zunächst solltet Ihr also die wichtigen Themen priorisieren, der andere Teil folgt später. Auch der erste Stapel lässt sich nun weiter sortieren. Dazu eignet sich die folgende Methode:
Rocks, Pebbles & Sand
Ziel ist es, die Themen in drei Hauptkategorien einzuteilen:
- Rocks:
Schwergewichtige Themenblöcke, die nach der Umsetzung deutlich etwas bewegt haben werden - Pebbles:
Darunter verstehen wir Themen, die das Produkt eher ergänzen, aber nicht von grundsätzlicher Bedeutung sind, nur einem Teil der Kunden und Nutzer einen Mehrwert schaffen. - Sand
sind Themen von geringerer Bedeutung, die Ihr gut „nebenher“ erledigen könnt, wenn Ihr z. B. auf Ergebnisse Anderer warten müsst. Plant dafür ein gewisses Zeitkontingent ein, eine akribische Priorisierung ist hier aber nicht erforderlich. So könnt Ihr euch auf die Rocks und Pebbles
konzentrieren:
Schritt 2 – Die Abfolge der einzelnen Aufgaben
Nachdem Ihr nun eine überschaubare Anzahl an Backlog-Items und Ideen gesammelt
habt (30-50 ist eine gut handhabbare Größe), wisst Ihr schon viel besser,
welche Themen nun gegeneinander antreten müssen. Dann könnt Ihr mit einer
Priorisierung nach Kriterien eine echte Reihenfolge in Euer Backlog bringen.
„There aren’t two prio 1 topics!!“ leuchtet sofort ein, in der Praxis erleben
wir aber immer wieder das Gegenteil: Alles ist von höchster Wichtigkeit mit
Prio 1 und damit ist nichts mehr das Wichtigste oder der nächste Schritt.
Plus, Null, Minus – Mit drei Stufen die Themen sortieren
Zunächst gilt es für das Team, die wichtigsten Kriterien zu entwickeln. Diese
können etwa sein:
- Bringt
technische Weiterentwicklung - Erhöht
die Bindung der Kunden an das Unternehmen - Optimiert
den Kundenservice - Erweitert
das Einflussgebiet
Alle identifizierten Themen gilt es dann mithilfe einer Matrix in jedem Kriterium zu bewerten. „+“ steht dabei für wichtig / groß / ja, „0“ für neutral
und „-“ für unwichtig / klein / nein. Daraus ergibt sich schließlich eine wohl begründete Reihenfolge.